IRPF mal retenido por la empresa: quién paga la diferencia a Hacienda

Hay un escenario habitual que muchos trabajadores descubren al hacer la declaración de la renta: la empresa retuvo menos IRPF del debido y, en lugar de devolución, toca pagar. Quién responde y qué se puede reclamar.

La gran mayoría de personas trabajadoras en España descubre cada primavera, frente al borrador de la Agencia Tributaria, una de dos cosas: que les devuelven o que les sale a pagar. Cuando el resultado es a pagar, y la causa es que la empresa ha retenido en nómina menos IRPF del que correspondía durante el año, aparece una pregunta jurídicamente compleja: ¿quién debe asumir esa diferencia? La normativa española distribuye responsabilidades de manera precisa entre empresa y trabajador, pero la confusión es habitual. La consulta vinculante V1426-25 de la Dirección General de Tributos, publicada el 29 de julio de 2025, ha venido a fijar criterios claros que conviene conocer.

La obligación de retener nace en la propia empresa

El artículo 99 de la Ley 35/2006, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas coloca sobre la empresa pagadora la condición de obligado a retener. No es una facultad ni una opción: cada mes, al pagar la nómina, la empresa debe practicar el porcentaje de retención que corresponda según las características del trabajador (salario anual, situación personal y familiar, tipo de contrato, antigüedad) e ingresar esa cantidad en Hacienda en nombre del trabajador.

El Reglamento del IRPF, aprobado por Real Decreto 439/2007, regula con detalle el procedimiento de cálculo y los porcentajes mínimos aplicables. La empresa ingresa esas retenciones trimestralmente mediante el modelo 111 y las declara anualmente con el modelo 190. Cuando llega el momento de la declaración de la renta del trabajador, esas retenciones aparecen como pagos a cuenta y se restan de la cuota líquida del impuesto. Si las retenciones cubren toda la cuota, sale a devolver; si se quedan cortas, sale a pagar.

El problema surge cuando ese cálculo mensual está mal hecho.

La consulta DGT V1426-25: el trabajador puede deducirse lo que se debió retener

La doctrina administrativa más reciente ha venido a aclarar una zona gris importante. La consulta vinculante V1426-25, publicada el 29 de julio de 2025, interpreta el artículo 99.5 de la Ley del IRPF en relación con los errores de retención imputables al pagador.

El perceptor de rentas sometidas a retención podrá deducir de la cuota la cantidad que debió ser retenida, aun cuando esta retención no se haya practicado por causa imputable exclusivamente al retenedor.

Dicho en términos sencillos: si la empresa ha retenido menos de lo que tocaba por su propio error, el trabajador puede declarar en su IRPF la cantidad que debió haberse retenido, no la que efectivamente aparece en sus nóminas. Esto neutraliza el efecto adverso del error empresarial en la declaración del trabajador. La excepción —conviene tenerla presente— es que esta regla no se aplica a las retribuciones legalmente establecidas en el sector público.

A partir de ahí, cuando el trabajador deduce lo que debió retenerse, la Administración Tributaria emite la regularización contra el verdadero responsable: la empresa.

El modelo 145: la frontera entre responsabilidades

Hay un documento, normalmente firmado al principio de la relación laboral, que define dónde termina la responsabilidad del trabajador y dónde empieza la de la empresa: el modelo 145.

En él, el trabajador comunica al pagador sus circunstancias personales y familiares: número de hijos, hijos con discapacidad, ascendientes a cargo, situación de movilidad geográfica, pensiones compensatorias, anualidades por alimentos, préstamos para vivienda habitual con derecho a deducción transitoria y demás datos relevantes para el cálculo del porcentaje de retención. Cuando esas circunstancias cambian a lo largo del año (un nacimiento, una separación, el fallecimiento de un ascendiente), el trabajador tiene la obligación de comunicarlo en un nuevo modelo 145.

A partir de ahí, la línea es clara:

El artículo 205 de la Ley General Tributaria tipifica como infracción del trabajador la comunicación de datos falsos, incompletos o inexactos que generen retenciones inferiores a las legalmente procedentes. La sanción es del 35 % de la diferencia si el trabajador estaba obligado a presentar declaración y puede alcanzar el 150 % si no lo estaba.

Cuando, por el contrario, el modelo 145 estaba correctamente cumplimentado y el error es exclusivo del cálculo empresarial, la responsabilidad se traslada íntegramente al pagador.

Cuándo Hacienda reclama a la empresa y cuándo al trabajador

El artículo 99 de la Ley del IRPF, en sus apartados 4 y 5, establece el mecanismo de regularización que la Administración aplica en estos casos. Si el trabajador declara y deduce la cantidad que debió retenerse, y la empresa no la había ingresado, surge una diferencia de la que Hacienda exigirá el pago al retenedor, es decir, a la empresa. La práctica habitual es la emisión de una liquidación provisional contra la empresa por la diferencia entre lo retenido e ingresado y lo que debió retenerse, a la que se suman los intereses de demora correspondientes y, en su caso, la sanción tributaria.

Si el trabajador, en cambio, no deduce la cantidad correcta sino la efectivamente retenida (más baja), Hacienda le exigirá a él la diferencia al practicar la declaración. En ese escenario, el trabajador puede después dirigirse contra la empresa para reclamar el reintegro de lo pagado de más, alegando que el origen del perjuicio está en el incumplimiento del deber de retener correctamente.

La distinción es importante porque condiciona la estrategia: comprobar antes de firmar la declaración si las retenciones que aparecen en el borrador coinciden con las que legalmente correspondían y, en caso contrario, valorar si compensa rectificar el dato en la propia declaración o pagar primero y reclamar después.

Sanciones y consecuencias para la empresa

La empresa que ha retenido menos de lo debido se enfrenta a una doble consecuencia. Por un lado, la Administración le exigirá el ingreso de la diferencia más los intereses de demora, calculados desde la fecha en que debió hacerse el ingreso hasta la regularización. Por otro, si concurre culpa o negligencia, podrá imponerse una sanción tributaria por la infracción tipificada en los artículos 191 y siguientes de la Ley General Tributaria, que puede alcanzar entre el 50 % y el 150 % de la cantidad no ingresada.

Cuando el error afecta a un número significativo de trabajadores o se repite a lo largo de varios ejercicios, la Inspección de Trabajo y la Inspección de Tributos pueden actuar de forma coordinada, lo que en algunos casos ha derivado en regularizaciones de cuantías muy elevadas para la empresa.

Cómo reclamar a la empresa la diferencia y los intereses

El trabajador que ha pagado de más a Hacienda por una retención incorrecta puede dirigirse contra la empresa para recuperar la cantidad. Se trata de una deuda derivada del contrato de trabajo, no de una deuda tributaria, lo que tiene tres consecuencias prácticas relevantes.

La primera es el plazo de prescripción. El artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores fija un plazo de un año para reclamar las cantidades adeudadas por la empresa al trabajador, contado desde el día en que la acción pudiera ejercitarse. En este caso, ese día suele coincidir con la notificación de la liquidación de Hacienda al trabajador o con la presentación de la declaración con resultado a pagar.

La segunda es la vía procesal. La reclamación debe encauzarse a través del juzgado de lo social mediante una acción de reclamación de cantidad, previa papeleta de conciliación ante el servicio de mediación correspondiente (SMAC, SERCLA, SIMA o equivalente, según el territorio).

La tercera es el objeto de la reclamación. El trabajador puede reclamar no solo la diferencia abonada a Hacienda, sino también los intereses de demora, los gastos derivados de asesoramiento fiscal acreditados y, en algunos casos, los daños y perjuicios adicionales si la conducta empresarial fue dolosa o reiterada.

Casos típicos que disparan el problema

Hay tres escenarios que concentran la mayoría de regularizaciones por retenciones insuficientes.

El primero es el de varios pagadores en el mismo ejercicio. Cada empresa retiene en función de lo que ella misma paga al trabajador, sin conocer los rendimientos satisfechos por las otras. El trabajador puede acabar con varias retenciones bajas que, sumadas, no cubren la cuota global del IRPF correspondiente al total de sus ingresos. Es el supuesto más frecuente entre quienes han trabajado para más de una empresa en el año, han pasado de un empleo a otro o han combinado trabajo y prestación por desempleo.

El segundo es el de percepciones extraordinarias mal calificadas. Indemnizaciones por despido superiores a los topes exentos, bonus anuales, atrasos de convenio, premios de jubilación y otras retribuciones irregulares exigen un cálculo de retención diferenciado. Cuando la empresa las trata como salario ordinario o aplica indebidamente la reducción del artículo 18 de la Ley del IRPF a rentas que no se generan en un periodo superior a dos años, el resultado es una retención inferior a la correcta.

El tercero es el de datos personales obsoletos. El trabajador comunicó en su día su situación familiar y nunca la actualizó. Una separación, un hijo que deja de estar a cargo, un cambio de residencia con efectos fiscales o el fin de una deducción aplicada pueden alterar el cálculo. En estos casos, si la falta de actualización proviene del propio trabajador, la responsabilidad queda en su lado.

Antes de firmar la declaración

Tres comprobaciones sencillas permiten anticipar el problema antes de que se convierta en una liquidación con coste. Revisar al inicio del ejercicio que el modelo 145 entregado a la empresa refleja la situación personal y familiar real. Comparar al cierre del año el total retenido en las nóminas con el porcentaje que, según los simuladores que la propia Agencia Tributaria pone a disposición, correspondería al salario percibido. Y solicitar a la empresa, ante cualquier desfase significativo, la regularización de las retenciones en los meses restantes del año, algo que el Reglamento del IRPF permite expresamente cuando se detectan variaciones a lo largo del ejercicio.

Cuando el daño ya está hecho, no todo está perdido. La consulta vinculante V1426-25 ha abierto al trabajador una vía clara para no asumir el coste de los errores ajenos. Conocerla es, hoy, una herramienta de protección imprescindible.

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Ley 35/2006, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) Ley 58/2003, General Tributaria Sede electrónica de la Agencia Tributaria — modelo 145

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